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8 dicas de etiqueta para você usar o e-mail com eficiência

Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso "responder a todos" e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Além disso, o Twitter e o SMS estão tornando os hábitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail há 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questões e reclamações que tinham uma década atrás. A principal: "E-mails são muito longos! e "Por que eu recebo tantos deles?"

O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.

Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter estão "emburrecendo" o e-mail ainda mais. "O SMS está começando a substituir e-mail porque é mais fácil", diz Bertolo. "Você não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais."

Na Era dos SMS e "tweeting", alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail estão fora da realidade das empresas globais. Mas os padrões que ela defende são em prol do usuário, diz.

Bertolo também observa que o uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

1. Pense antes de escrever

Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar, pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

2. Seja simples

E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, "Você pode me encontrar às 16h?" ou "Você tem estes dados?" Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

3. Mantenha-o curto

As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. "Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem", diz Bertolo.

4. Faça o campo "assunto" ir direto ao ponto


As pessoas usam o campo "assunto" sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. "Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto", diz Bertolo. "Então, em invés de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto".

5. Estruture

"Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão", diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

6. Aproprie-se de sua mensagem

Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: "Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?".

7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva


A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

Ela também recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, "Por que seu projeto está atrasado?" É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou em pessoa. Pela mesma razão, evite "provocações" como: "Por que você...,"" Você deve...," "Eu tenho certeza que você vai concordar...," e "Não compreendo a sua...," que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar. (Pelo menos não rapidamente.)

8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado


A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informações incriminatórias com alguém.

O "Responder a Todos" deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe. "Responder a todos faz outras pessoas perder tempo", diz a consultora.

Fonte: IDG NOW!

Formspring: como usar bem na empresa

Não é de hoje que as redes sociais estão mudando diversos procedimentos tradicionais nas empresas - algumas realizam atendimento ao cliente por meio do Twitter, divulgam propagandas primeiro no YouTube ou fazem suas pesquisas com o consumidor por meio do Orkut.

O Formspring pode ser considerado o novo FAQ ou também mais uma forma de atendimento que substitui o Fale Conosco ou o chatíssimo Telemarketing.

O que é o Formspring?

A rede é uma ferramenta simples no qual as pessoas podem fazer perguntas anônimas ou não ao dono do perfil e essas respostas ficam disponíveis no endereço formspring.me/nomedoperfil. Veja 5 razões para sua empresa aderir ao Formspring:

1. Relacionamento.

Essa é a palavra que define redes sociais e que deve ser seguida à risca pelas empresas. Se você não se relaciona com seu cliente, provavelmente ele vai procurar outra marca que se importe com sua opinião.

Através do Formspring, você irá disponibilizar mais um canal para seu público esclarecer dúvidas; ou seja, se ele não conseguir resolver o problema através de e-mail, telefone ou pessoalmente, ainda terá o Formspring, aquilo terá que ser resolvido de alguma forma.

2. FAQ.

Grande parte das organizações disponibilizam em seu site uma seção de perguntas frequentes ou o famoso FAQ (Frequently Asked Questions). Para compor essa relação de perguntas, é feita uma seleção das questões sobre a organização que geram mais dúvidas.

Quem melhor para compor uma seção de dúvidas do que o próprio cliente?

3. Análise.

Através desse perfil, você poderá identificar os pontos fracos de sua empresa. Por ser um canal mais “espontâneo”, as pessoas fazem perguntas dos mais variados tipos, diferente daquelas que são enviadas ao Fale Conosco, por exemplo.

Dessa forma, podem surgir questões sobre situações que nunca foram avaliadas, ou seja, o Formspring pode ser uma das forma de você analisar essas ocorrências e consequentemente melhorar sua empresa.

4. Integração.

Você pode integrar o Formspring a outras redes como Twitter, Facebook, Tumbrl ou Blogger, mais uma forma de otimizar seu tempo e alimentar esses canais com conteúdo relevante.

5. Economia.

A criação de um perfil no Formspring não demanda tempo e muito menos custo, a inscrição é gratuita e qualquer um pode realizá-la.

Atenção!

Assim como qualquer rede social, não crie um perfil fantasma, é necessário a manutenção desse canal, na internet tudo é muito dinâmico. Não adianta criar a página e demorar um mês para responder as perguntas.

Fique longe de scripts, não responda o Formspring com mensagens padrão, se o cliente gostasse disso, utilizaria o Fale Conosco.

Não faça jabá, responda a pergunta de forma direta, não fique fazendo propaganda da sua empresa, existem outros canais para isso.

Fonte: Webinsider

Saiba como funciona o Google Buzz, a nova ferramenta social do Google

Algumas empresas conseguem monopolizar a atenção da mídia e do público com seus lançamentos. O que dizer dos eventos comandados por Steve Jobs apresentando os novos produtos da Apple? Ou Steve Ballmer nos recentes lançamentos da Microsoft?

O Google também não fica para trás. Seu lançamento mais recente é o Google Buzz, uma espécie de Twitter mesclado com Facebook, FriendFeed e Foursquare. O serviço está atrelado ao GMail, ou seja, é preciso ter uma conta de e-mail no Google para usar o Buzz.

Nem todos os usuários do GMail têm acesso ao Buzz, mas é algo que gradualmente será liberado para todos. Diferentemente do que o Google fez com o Orkut e Wave, nos quais inicialmente apenas convidados poderiam ter acesso, o Buzz não tem essa restrição.

A essência é a mesma do Twitter, a pessoa segue seus contatos e também é seguido por outras pessoas. No primeiro acesso ao serviço, ele automaticamente gera uma lista de seguidos e seguidores com base na lista de contatos do usuário. Esse recurso foi muito criticado por não permitir que o usuário escolha, em um primeiro momento, quem quer seguir ou quem ele quer que o siga – além de ser uma questão bastante controversa no que diz respeito à privacidade.

Logo na sequência do lançamento, o Google divulgou que essa regra de iniciar o serviço já com lista de seguidos e seguidores iria ser modificada, mas o impacto negativo já estava na cabeça dos primeiros usuários.

Funcionalidades básicas

Timeline: O Buzz tem uma linha do tempo como a do Twitter, ou seja, as mensagens deixadas pelas pessoas que o usuário segue aparecem em uma ordem cronológica, da mais atual para mais antiga.

Uma diferença básica é que as mensagens aparecem como conversas, agrupando as respostas e comentários dos outros usuários. Com isso, o Buzz permite a discussão de determinados assuntos, gerando mais interação entre os seguidores de uma determinada pessoa.

Para deixar sua mensagem, basta usar o campo específico, muito semelhante ao Twitter e ao Facebook. Existem dois níveis de personalização: mensagem pública e mensagem privada. A primeira todos podem ver, e a segunda apenas as pessoas selecionadas pelo usuário podem ver.

Interatividade com a rede: O Buzz se conecta a diversos serviços para fomentar o compartilhamento de links, fotos, textos e mensagens.

Os serviços disponíveis são: Picasa, Flickr, Google Reader, YouTube e Twitter. Basicamente, o Google Buzz coleta os conteúdos que o usuário gera em cada um desses serviços e envia através de mensagem para seus seguidores. O inverso não ocorre – ou seja, uma mensagem enviada pelo Buzz não vai automaticamente para o Twitter, por exemplo.

O usuário também pode compartilhar seu status no GTalk, que é uma ferramenta de bate-papo já integrada ao GMail e Orkut. Muitas pessoas usam o GTalk através de um software disponível no Baixatudo.

No caso do Google Reader, não são todos os feeds que são compartilhados no Buzz. Fazer isso seria uma loucura, pelo volume de informações geradas de acordo com o número de feeds cadastrados por cada usuário. Apenas as notícias e conteúdos que são compartilhados pelo usuário dentro do Reader vão para os contatos no Buzz. O mesmo ocorre com o Picasa: apenas o que é enviado como público é enviado para o Buzz.

Interatividade com seguidos: Para cada mensagem dos seus seguidos você pode comentar, dizer se gostou ou não da mensagem. Esse recurso lista abaixo de cada mensagem quantas – e quais – pessoas gostaram do que leram. Também é possível enviar a mensagem por e-mail e, por fim, caso o usuário tenha ativado o GTalk, você poderá visualizar se ele está on-line e iniciar um bate-papo.

Multiplataforma: O Google Buzz está disponível também em celulares – em um primeiro momento, para aparelhos com Android (o sistema operacional para celulares do Google) e para iPhone. Entretanto, o Google promete disponibilizar o aplicativo móvel para os demais dispositivos. Basta acessar o endereço m.google.com/app/buzz do aparelho.

A integração com os dispositivos móveis tem como principal objetivo o uso do GPS para conectar as pessoas. É possível dizer onde está, com a posição aparecendo no Google Maps, e visualizar se algum dos contatos está próximo.

Como o Buzz é integrado ao Google Maps, todos os recursos ligados aos mapas estão disponíveis na rede social – ou seja, é possível localizar amigos e sugerir um restaurante ou bar nas proximidades para marcar um encontro.

Fonte: G1

Dicas para aumentar o rendimento da bateria de seu notebook

Desligue a placa sem fio

Se você não for precisar da conexão à internet, desabilite sua placa de rede sem fio. A grande maioria dos aparelhos vem com um botão que permite ligar/desligar a conectividade Wi-Fi. Desligue-a.

Sem DVD

Embora netbooks já venham sem drives de DVD, notebooks vêm equipados com o dispositivo. Se você quer poupar energia, o ideal é deixar o drive sem uso. Rodar um DVD ou CD consome energia da bateria e, mesmo que o disco não esteja sendo utilizado, o notebook pode tentar acessar o drive de tempos em tempos caso uma mídia esteja presente.

Se você for precisar do DVD para alguma coisa, uma boa saída é usar um software de drives virtuais, como o Daemon Tools (www.daemon-tools.cc). Com ele, basta criar uma imagem do DVD a ser utilizado. O programa gera um disco virtual que engana o computador, achando que está rodando, na realidade, um DVD de verdade.

Reduza o brilho

Quanto mais brilho seu monitor estiver exibindo, mais rápido a bateria se esvai. Uma boa solução, neste caso, é reduzir o máximo possível o brilho do monitor. Notebooks trazem atalhos de teclado para fazer isto. Caso não seja possível, alguns pequenos utilitários podem auxiliar na tarefa.

Um deles é o Dimscreen (bit.ly/8ZFcAv) que quando executado se ativa na barra de tarefas e permite alternar rapidamente entre diversos padrões de brilho.

O mínimo necessário

Quanto mais programas estiverem abertos, mais recursos de processamento serão consumidos e, ao mesmo tempo, mais bateria será gasta. Aprenda a priorizar e manter apenas o mínimo aberto. Caso você esteja conectado à internet, priorize suas atividades: navegar ou conversar? Decidindo isso, fica fácil saber se deve rodar o navegador ou seu Messenger.

Agora, olhe do lado esquerdo do relógio do seu computador, no canto inferior direito da tela. Quantos daqueles pequenos ícones aparecem? Dezenas? Isso é um problema. Cada ícone destes indica um software rodando em seu computador.

Passe o mouse por cima de cada um deles para saber do que se trata. Você realmente precisa deles? Provavelmente, não. A maioria pode ser fechada com um clique do botão direito do mouse. Os mais resistentes podem ser desabilitados.

Para isso, abra o Gerenciador de Tarefas (pressionando as teclas CTRL+ALT+DEL apenas UMA vez),para encerrar os processos manualmente, ou então corte o mal pela raiz, limando estes softwares da inicialização do Windows.

Como? No XP, clique em Iniciar > Executar e digite msconfig.exe. No Vista e no 7 o caminho é mais curto, basta digitar msconfig.exe na busca do menu Iniciar. Uma vez no assistente, na aba Inicialização de Programas, desmarque tudo que parecer desnecessário e reinicie o computador.

Se você estiver usando o Windows Vista, feche a Barra Lateral do Sistema, uma das vilãs em consumo de processamento. Digite Informações e Ferramentas de Desempenho na busca do Iniciar. Na nova janela, clique em Ajustar efeitos visuais. Na aba Efeitos visuais, deixe marcada a opção Ajustar para obter melhor desempenho, o que desligará o recurso Aero e diversas outras firulas gráficas do Windows.

Sem periféricos

Assim como recomendamos desabilitar a placa de rede sem fio, é importante que você desconecte outros periféricos. Impressoras, gravadores, mouses, caixas de som ou fones USB são grandes responsáveis por consumo de energia.

A menos que você vá assistir a vídeos no notebook, não há necessidade de sons. MP3 no notebook? Nem pensar! Use o celular ou um tocador portátil, bem mais econômico.

Crie planos de energia

O Windows vem com uma ferramenta para criar planos de energia que é bastante útil. Aprenda a utilizá-la.

No XP
1 - Clique em Iniciar > Painel de Controle. No grupo Desempenho e manutenção, escolha Opções de energia. Escolha a opção Maximizar bateria para ter como base um perfil econômico.
2 - Altere as configurações para desligamento de monitor, discos, modo de espera e hibernação. A primeira coluna indica as preferências para quando seu notebook estiver na tomada. A segunda, para o aparelho rodando na bateria.
3 - Terminada a alteração, escolha Salvar como e digite um nome para o modelo. Nas guias Alarmes e Medidor de energia, você pode configurar como o Windows se comporta na avaliação da carga restante da bateria.
4 - Alterne para a guia Avançado e defina como o Windows deve agir ao pressionar o botão de desligar, colocar em modo de espera ou ainda o que ele deve fazer quando a tampa do notebook for fechada e o dispositivo ainda estiver ligado.

No Vista/7
1 - Digite energia na busca do menu Iniciar e abra as Opções de Energia. Na barra da esquerda, clique em Criar um plano de energia. Como sua intenção é poupar energia, escolha como base o modo Economia de energia. Em Nome do plano, batize sua configuração.
2 - Na próxima tela, defina os períodos que o sistema levará para desligar o vídeo ou suspender as atividades do computador. Este contador será iniciado a partir do momento que você parar de digitar ou movimentar o mouse. Clique em Criar.
3 - O plano aparecerá na sua lista. Clique em Alterar configurações do plano e depois em Alterar configurações de energia avançadas. A nova janela permite um ajuste fino de cada um dos componentes.
4 - Em Configurações de Adaptadores Sem Fio, abra Modo de economia de energia e escolha, em configuração, Economia de energia máxima. Em Configurações de multimídia, em Ao reproduzir vídeo, escolha Otimizar economia de energia. Clique em Aplicar e depois em OK.

Suspensão do sistema ou hibernação?

Se você se pergunta qual a diferença entre esses dois modos, a gente tem a resposta. Quando o computador entra em modo de suspensão, todos os dados continuam salvos na memória RAM, enquanto o monitor, o disco rígido e o processador são desligados. Isso quer dizer que, se a pausa for curta e a bateria estiver cheia, você recuperará seus dados minutos depois, quando voltar.

Todavia, se a ausência for maior, a recomendação é colocar o computador para hibernar. Todos os dados da memória RAM são gravados no disco rígido antes que os dispositivos sejam desligados. Assim, você evitará perder seus dados em um eventual esgotamento da bateria.

Fonte: Terra

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